Hvordan velge de beste programvareløsningene for ISMS, PIMS, BCMS eller IMS

De ti beste egenskapene til en ISMS

Din ISMS skal fungere for deg, ikke omvendt. Hvis ISMS ikke har disse egenskapene som en absolutt grunnlinje, vil du ende opp med en mindre effektiv ISMS og jobbe mye hardere enn du trenger. Denne veiledningen oppsummerer nøkkelfunksjonene enhver ISMS må ha for å faktisk hjelpe virksomheten din.

Å velge riktig programvare vil:

• Fremskynd deg til suksess og nå organisasjonens mål tidligere
• Forbedre styringssystemets synlighet
• Forenkle koordineringen på tvers av organisasjonen og utover
• Reduser risikoen
• Lavere totale eierkostnader
• Bygg opp tilliten og kapasiteten til interessenter innen infosec, personvern eller kontinuitet

Det er derfor vi har satt sammen denne sjekklisten for å hjelpe deg med å tenke gjennom hva du trenger fra programvaren for styringssystemene dine. Vi anbefaler å se etter en løsning som viser alle de ti egenskapene vi lister opp.

1. 'Alt-på-ett-sted' fungerer

Folk er opptatt. Å lære og bytte mellom ulike systemer tar for mye av deres verdifulle tid. Det øker også søk, kunnskapsstyring, koordinering og kontraktsutfordringer, kostnader og kompleksitet.

Se etter en alt-i-ett-løsning som er forhåndskonfigurert med funksjoner og funksjonalitet for standardene og forskriftene du ønsker å oppnå. Ta også hensyn til fleksibilitet for fremtidssikring.

2. Sikkerhet for styringssystemprogramvaren

Du kan ha svært sensitiv informasjon i styringssystemet ditt. Så du må sørge for at programvareløsningen din er fullstendig beskyttet mot trusler om konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.

Både programvareapplikasjonen og leverandøren bør ha legitimasjon og tilby sikkerhetstjenester som:

• UKAS akkreditert ISO 27001-sertifisering på tvers av applikasjonen, organisasjonen og forsyningskjeden
• Uavhengige penetrasjonstestsertifikater for applikasjonen og dens infrastruktur
• GDPR-samsvarssikkerhet til ICO-nivåer
• Kontroller for brukertillatelser og personverninnstillinger
• Tofaktorautentisering
• Single Sign on
• Alternativer for organisasjonens sikkerhetsinnstillinger
• Omfattende forsikring i tilfelle det verste skulle skje

Sørg for at programvareleverandøren din har sin egen uavhengige legitimasjon. Det bør ikke stole på tredjeparts (f.eks. datasenter) sikkerhetssertifiseringer.

3. Alltid tilgjengelig

Administrasjonssystemet ditt skal være sikkert tilgjengelig for deg og alle andre autoriserte parter, når og hvor de ønsker det. De skal også ha tilgang til hjelp og støtte etter behov.

Det lar deg og teamet ditt:

• Arbeid hvor og når det er nødvendig for raskt å treffe målene dine
• Bygg tillit hos kunder og andre interessenter ved å gjøre det enkelt å demonstrere styringssystemet ditt når du er ute og reiser
• Svar i sanntid hvis og når det verste skjer

4. Lett å bruke

Hvis systemet ditt er vanskelig å lære, vil færre mennesker lære og forstå det. Hvis de går videre, kan du få problemer med å erstatte dem eller til og med bruke den. Og jo mer kompleks en ISMS, BCMS, PIMS eller IMS er, jo mindre sannsynlighet er det for at folk overholder det.

Sørg for at den valgte plattformen er enkel å lære, forstå og bruke, på alle nivåer.

5. Strukturert for suksess

Implementering av et nytt styringssystem er en stor utfordring. Å ha en tydelig struktur å følge gjør hele prosessen mye enklere. Det hjelper deg å begeistre brukere ved å vise tydelig fremgang. Selvfølgelig bør du kunne tilpasse og legge til det over tid, for å fremtidssikre styringssystemet ditt og unngå omarbeid.

Sørg for at løsningen din viser deg hvordan du kan handle effektivt og gjøre klare, disiplinerte fremskritt, samtidig som du kan utvikle deg med en verden i endring og din egen organisasjon.

6. Satt sammen

Personene som legger til data i styringssystemet ditt er kanskje ikke de samme som drar nytte av eller vurderer det. Så vi anbefaler å velge en løsning som gjør det enkelt å se hvordan alt henger sammen når ISMS, PIMS, BCMS eller IMS er oppe og går.

Se etter tydelige koblinger og enkel navigering av arbeid. Det vil hjelpe deg å gi interessentene dine tillit til at styringssystemet ditt passer sammen og fungerer i praksis.

7. Gjennomsiktig

Tillit er standard "lav". Dine interessenter vil ha bevis på utført arbeid og synlighet av endringer over tid. Du må vise hvordan du jobber etter hvert som styringssystemet utvikler seg i takt med endringer i organisasjonen og dens forretningsmiljø.

8. Samarbeidende

Vi jobber sjelden alene internt. Det er et økende behov for eksternt samarbeid også. Uten samarbeidsfunksjoner innebygd i styringssystemet ditt, kan kostnadene for koordinering og deling være høye. Det kan også føre til risikable hull eller bortkastet dobbeltarbeid.

Se etter en ISMS-, PIMS-, BCMS- eller IMS-plattform som støtter fullt samarbeid, noe som gjør det enkelt for interne og eksterne individer og team å jobbe sammen.

9. Innsiktsfull og handlingsdyktig

Du bør føle deg fullstendig i kontroll over styringssystemet ditt. Du må bevise det overfor interessentene dine også. Så se etter en løsning som gjør det enkelt å sette påminnelser og lage rapporter. Det vil også hjelpe deg og teamet ditt til å ta bedre, mer rettidige beslutninger.

Sørg for at løsningen din inkluderer dynamiske rapporter og automatiske påminnelser som gjør det administrative tunge arbeidet for deg.

10. rimelig

Avkastningen til et veldrevet ISMS kan være høy. Men kostnadene for involverte mennesker og teknologi må gi mening sammenlignet med risikoen. Sørg for at løsningene du ser på gir både økonomisk og sikkerhetsmessig mening for organisasjonen din.

Se etter en styringssystemløsning som er kostnadseffektiv å implementere, drifte og forbedre.